Reinigungs-Ausschreibungen sind ein Risiko-Geschäft. Sie vergeben oft mehrjährige Verträge an Anbieter, deren Substanz Sie nicht kennen. Diese 8 Unterlagen helfen, Substanz von Schein zu trennen.

1. Eigenerklärung mit Selbstauskunft

Standardform: Erklärung zu Geschäftsbetrieb, Mitarbeiter­anzahl, Versicherungsstatus, Vorstrafen, laufenden Verfahren. Bei seriösen Anbietern liegt das in Schubladen vor.

2. BRTV-Tarif-Erklärung

Bestätigung, dass nach Bundesrahmentarif Gebäudereinigung vergütet wird. Mit Lohngruppen­übersicht. Wer das nicht liefern kann, kalkuliert mit Schwarz­arbeit oder Schein­selbstständigkeit.

3. MiLoG-Nachweise

Bestätigung der Erfüllung des Mindestlohngesetzes, mit Aushang im Betrieb. Wichtig bei Vergaben durch die öffentliche Hand.

4. Versicherungs­schein

Betriebshaftpflicht mit Höhe der Deckungs­summe. Empfehlung: mindestens 5 Mio €, inkl. Schlüssel- und Bearbeitungs­schäden. Bei größeren Objekten oder Höhenarbeit höher.

5. Referenz-Liste

Mindestens 5-10 vergleichbare Objekte mit Ansprech­personen. Wer keine Referenzen liefert, hat keine — oder traut sich nicht, dass man anruft.

Eine gute Reinigungsfirma freut sich, wenn Sie Referenz­kunden anrufen. Eine schlechte druckst rum.

6. Pflegeplan-Konzept

Wie wird konkret gereinigt? Welche Aufgaben, welche Frequenz, welche Standards (DIN 77400)? Welche Personalstärke pro Objekt? Welche Vertretungs­regelung bei Krankheit?

7. Qualitäts­sicherungs-Konzept

Wie wird Qualität kontrolliert? Stichproben? Foto-Doku? Digitales Protokoll? Wie wird Reklamation gehandhabt? Wer ist Ansprechperson?

8. Daten­schutz-Erklärung

DSGVO-Konformität, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftrags­verarbeitungs­vertrag. Bei Sensibilität (Anwalt, Praxis) zwingend.

Was Sie als Auftraggeber tun sollten

  • Alle 8 Punkte als Pflicht­dokumente in der Ausschreibung benennen
  • Bei Unklarheiten anrufen — Sie merken in 3 Minuten, ob der Anbieter substanziell ist
  • Stichproben­besuch bei laufenden Objekten — fragen Sie nach Adressen
  • Probelauf 4-6 Wochen bevor langfristige Bindung erfolgt

Was KERRO liefert

Wir haben einen kompletten Bieter­ordner: alle 8 Dokumente, plus DIN-77400-Konformitäts­erklärung, plus Foto-Doku-Beispiele aus PlanD, plus Referenz-Liste mit Ansprech­personen. Auf Anfrage binnen 24 Stunden, digital signiert.

Ihre Ausschreibung wird so gemessen am Substanz­wert der Bieter — nicht am Preis-pro-Quadratmeter alleine.